Songez-vous à planifier prochainement un événement pour votre société : soirée d’entreprise, séminaire, journée porte ouverte… ? La réussite de ce dernier dépend en grande partie de l’agence événementielle en charge de son organisation. Ce professionnel doit être en mesure d’identifier les problématiques, de mettre en place un événement qui influera sur vos objectifs stratégiques, de créer des émotions positives… Il doit, de ce fait, être choisi selon divers critères.
Le type d’événement à organiser
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, assurez-vous que celle-ci est en mesure de vous satisfaire. Essayez, par exemple, de connaître le type d’événement qu’elle a l’habitude de prendre en charge. Est-elle spécialisée dans la mise en place d’une soirée BtoC ou bien peut-elle planifier une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans l’organisation d’un événement aussi bien externe qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à divers types manifestations : défilé de mode, salons professionnels, anniversaire d’entreprise, lancement de nouveaux produits, conférences… Bien entendu, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a l’habitude de planifier une soirée pour TPE ou PME n’est pas trop recommandée si vous êtes une multinationale. Si possible, fiez-vous à un prestataire qui a déjà pris en charge plusieurs événements comme www.agence-evenementiel.net.
Pour connaître tous ces détails, vous avez plusieurs options. Vous pouvez notamment vous rendre sur le site internet de l’agence événementiel. Cette plateforme comprend généralement les détails importants sur la prestation de l’expert. Sinon, un entretien direct avec le responsable de la société est également envisageable. Pendant cette rencontre, n’hésitez pas à poser les bonnes questions.
Le portefeuille client de l’agence événementielle
Si vous voulez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, en effet, des preuves de l’expertise, du professionnalisme et de la réussite du prestataire. Faites tout de même attention, certaines agences mettent en avant des clients prestigieux alors que leur intervention pendant les événements de ces grands noms a été limitée. Elles ont peut-être fait office de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des clients moins connus ne signifie forcément pas qu’elle n’est pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, assurez-vous d’opter pour une agence qui traite une typologie d’événement identique à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des problématiques.
Afin d’en savoir davantage sur l’agence, n’hésitez pas à consulter les témoignages de ses clients. Ces derniers sont généralement visibles sur le site internet du prestataire. Sinon, vous pouvez aussi exploiter les forums et les réseaux sociaux pour découvrir des recommandations. Assurez-vous seulement qu’il ne s’agit pas d’un faux avis.
Le premier entretien avec l’agence événementielle
Dans toute relation, y compris avec l’agence, le premier contact est déterminant. Demandez donc à rencontrer l’équipe qui prendra en charge votre événement. Cela vous permettra de vous assurer qu’il y a bel et bien la synergie indispensable pour un travail de qualité. Surtout, portez une attention particulière à divers détails. Veillez, par exemple, à ce que l’agence en qui vous voulez placer votre confiance comprenne parfaitement votre marque et vos problématiques. Elle doit montrer un réel enthousiasme et montrer qu’elle est vraiment intéressée par votre projet. Il faut qu’elle dispose d’un excellent sens de l’écoute, d’un certain dynamiste et de la curiosité. Pour une collaboration efficace, plaisante et constructive, une confiance commune est indispensable. N’hésitez pas à exiger un chef de projet dédié qui sera votre interlocuteur unique tout au long de votre projet.
Petite astuce : demandez à l’agence que vous comptez contacter si elle a des événements « coup de cœur ». L’objectif est de connaître si le prestataire fait preuve d’émotion ou non. Cela vous permettra également de savoir si l’équipe que vous avez en face de vous est prête à relever les défis ou bien si elle se contente d’organiser des événements professionnels.
Le niveau d’intervention de l’agence événementielle
L’agence de communication événementielle peut intervenir partiellement ou intégralement sur votre soirée. Pour la première option, elle s’occupe parfois des parties techniques, de la communication ou encore de l’animation. Tout dépend de vos besoins et de votre budget. Néanmoins, si vous demandez à l’agence de gérer globalement votre événement, assurez-vous qu’elle dispose du savoir-faire et de l’expérience nécessaires pour mener à bien l’opération. Portez donc une attention particulière à ses ressources. Avant de vous décider, posez-vous les questions suivantes : l’agence est-elle en mesure de se conformer à vos attentes ? Fait-elle des suggestions logiques et proportionnelles à vos besoins et votre budget ? Qu’en est-il de son niveau de prestation ?
Notez que c’est une liste non exhaustive des critères à considérer pour mieux choisir une agence événementielle. Pour éviter de vous tromper, évitez de sélectionner le prestataire dans la précipitation.